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Abschlussbericht
Nach Projektende verlangen die meisten Zuwendungsgeber einen Abschlussbericht. In diesem Bericht sind die Ergebnisse zu dokumentieren und die ordnungsgemäße Verwendung der zugewiesenen Mittel nachzuweisen.
Viele Drittmittelgeber verfügen über formalisierte Bestimmungen und Formulare für diese Abschlussberichte.
Der/die Projektleiter/in ist zuständig für den fachlichen Teil des Abschlussberichtes, der/die Drittmittelsachbearbeiter/in dokumentiert die sachgerechte Verausgabung der zugewiesenen Mittel mit einem Verwendungsnachweis.
Antragstellung
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Alle Hochschulmitglieder sind im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben berechtigt, Forschungsvorhaben durchzuführen, die aus Drittmitteln finanziert werden.
Informationen über Forschungsprogramme und Projektförderung erhalten Sie u.a. im Internet.
In der Regel ist die FH Aachen Antragsteller. In diesem Fall ist die Unterschrift der Hochschulleitung erforderlich (Bsp.: BMBF, FHprofUnt). Den Projektverantwortlichen wird empfohlen, sich frühzeitig zur Beratung mit dem Dezernat VI Technologie- und Wissenstransfer in Verbindung zu setzen. Die Weiterleitung an die Unterzeichnungsberechtigten übernimmt ebenfalls das Dezernat VI.
Bewilligung
Nach Erhalt eines Zuwendungsbescheides oder nach Abschluss eines FuE-Vertrages wird eine Projektnummer vergeben. Unter dieser Projektnummer werden alle Ausgaben und Einnahmen abgerechnet, die in Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Sie erhalten die Projektnummer vom Dezernat II. Bitte nutzen Sie zur Kennzeichnung dann stets diese Projektnummer.
Bei FuE-Verträgen kann erst dann ein Projekt eingerichtet werden, wenn dem Dezernat II der unterzeichnete Vertrag und die Drittmittelanzeige vorliegt.
Bewirtungskosten
Bewirtungskosten können nur dann aus Drittmitteln erstattet werden, wenn die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen dies zulassen und das zu Grunde liegende Treffen dem Fortgang des Projekts dient (z.B. Workshops, Arbeitsessen). In aller Regel sind Bewirtungskosten bei öffentlich geförderten Projekten nicht erstattungsfähig.
Bei der Abrechnung von Bewirtungskosten werden strenge Maßstäbe angelegt. Ein Arbeitsessen mit den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern des Projekts sowie Trinkgelder sind nie erstattungsfähig.
Drittmittelprojekte: Definition
Drittmittel sind öffentliche oder private Zuwendungen, Spenden oder sonstige Leistungen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile, die die Hochschulen zur Erfüllung ihrer Aufgaben zusätzlich zu den Zuweisungen des Landeshaushalts erhalten.
Drittmittelprojekte sind also Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die von Hochschulmitgliedern im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben durchgeführt und mit "Mitteln Dritter" und nicht aus Haushaltsmitteln finanziert werden.
Beispiele für Drittmittelquellen:
- Zuwendungen des Bundes, des Landes, der DFG, von Stiftungen und anderen öffentlichen Einrichtungen
- Gelder aus Forschungs- und Entwicklungsverträgen mit Unternehmen
- Geldspenden von Privatpersonen
Drittmittelanzeige
Die Drittmittelanzeige muss unterschrieben vom Dekan vor Beginn jedes Drittmittelprojekts vorliegen - bei privaten Mitteln bei Angebotsabgabe und bei öffentlichen Mitteln mit Abgabe der Projektskizze an den Drittmittelgeber. Bitte schicken Sie bei privaten Mitteln die Drittmittelanzeige, die die Angaben zur steuerlichen Begutachtung beinhaltet, mit dem Forschungs- und Entwicklungsvertrag sowie der Beschreibung des Vorhabens an Ihre Ansprechperson im Dezernat II. Bei öffentlich geförderten Projekten muss die Drittmittelanzeige mit der Beantragung/Abgabe der Projektskizze im Dezernat VI Technologie- und Wissenstransfer abgegeben werden. Die notwendigen Formulare finden Sie in unserem Downloadcenter (siehe Formulare/Dezernat II Forschung).
Forschungs- und Entwicklungsverträge (FuE-Verträge)
Für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die gemeinsam mit einem Partner aus der Wirtschaft oder einer anderen öffentlichen Einrichtung durchgeführt werden, sind Kooperationsverträge/F&E-Verträge abzuschließen.
FuE-Verträge werden zwischen der FH Aachen, vertreten durch die Hochschulleitung, und dem Drittmittelgeber geschlossen. Grundlage für jeden abzuschließenden F&E-Vertrag sind die entsprechenden Musterverträge im Downloadcenter (siehe Formulare/Dezernat II Forschung oder die PDF-Dateien "Standardvertrag" bzw. "Mustervertrag Rechteübertragung"). Die verantwortliche Projektleiterin oder der Projektleiter ist nur bei unverändertem Vertragsformular zur alleinigen Unterschrift berechtigt. Im Falle von Vertragsänderungen ist der Vertrag nur mit Unterschrift des Kanzlers wirksam. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu den Standardverträgen an Frau Juric-Marjanovic und bei Vertragsmodifikationen an Herrn Lex (lex(at)fh-aachen.de, Dezernat V).
Bitte senden Sie den FuE-Vertrag nach Abschluss mit der Drittmittelanzeige, den Angaben zur steuerlichen Begutachtung sowie mit der Beschreibung des Vorhabens an Ihre Ansprechperson im Dezernat II. Die entsprechenden Formulare finden Sie ebenfalls im Downloadcenter (siehe Formulare/Dezernat II Forschung).
Bitte berücksichtigen Sie, dass die Hochschulen seit dem 1.1.2004 für Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen umsatzsteuerpflichtig bzw. umsatz- und ertragssteuerpflichtig sind und grundsätzlich auf alle Einnahmen aus diesen Projekten Mehrwertsteuer abzuführen ist. Hierzu muss die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen sein. In Zweifelsfällen setzen Sie sich bitte vorab mit Frau Schweikert in Verbindung.
Mittelanforderung
Die Bewilligungs- und Vertragsbedingungen des Drittmittelgebers enthalten verbindliche Ausführungen über die Anforderung der Drittmittel und deren Einsatz.
Der Abruf der Mittel erfolgt immer durch die/den Drittmittelsachbearbeiter/in des Dezernates II in Absprache mit der/dem Projektleiter/in. Hierbei müssen die jeweiligen Richtlinien des Geldgebers beachtet werden (z.B. zu Höhe und Anforderungszeitraum). Über eine Projektnummer werden alle Ausgaben und Einnahmen, die in Zusammenhang mit dem Projekt stehen, abgerechnet. Ergeben sich haushaltsrelevante Änderungen (Umwidmungen, Änderung der Laufzeit), muss das Dezernat II unverzüglich benachrichtigt werden.
Bei FuE-Verträgen werden die Mittel entsprechend dem Zahlungsplan angefordert, bei BMBF- und MIWFT-Projekten gemäß dem Zuwendungsbescheid, der direkt vom Projektträger an die FH Aachen gesendet wird.
Mittelverwaltung
Ihr/e Drittmittelsachbearbeiter/in im Dezernat II verwaltet Ihre Mittel aus Drittmittelprojekten. Bitte informieren Sie sich über die zuständigen Ansprechpersonen.
Nebenbestimmungen
Jedem Zuwendungsbescheid sind Nebenbestimmungen beigefügt. Diese sind für Ihr Projekt bindend und sollten daher gründlich gelesen werden.
Personaleinstellung
Aus Drittmittelprojekten kann Personal finanziert werden. Die Beschäftigung erfolgt in einem befristeten Arbeitsverhältnis.
Die Anträge zur Einstellung von Personal finden Sie im Downloadcenter (siehe Dezernat I Personal).
Bitte reichen Sie die Anträge direkt im Original beim Dezernat I ein. Dort wird die Berechnung der Personalkosten vorgenommen und in Absprache mit der/dem jeweiligen Drittmittelbearbeiter/in geprüft, ob genügend Mittel in dem Forschungsprojekt vorhanden sind. Die beiden Berechungstabellen (Tabelle gültig bis Febr. 2010 und Tabelle gültig ab März 2010) sollen als erste Kalkulationsgrundlage für die Einstellung von Personal im Rahmen von Forschungsvorhaben dienen soweit nicht durch die Projektträger Höchstgrenzen vorgegeben sind.
Wenn Leistungen ihm Rahmen von Werkverträgen erbracht werden, handelt es sich dabei um Sachausgaben und nicht um Personalausgaben. Näheres siehe Werkverträge
Auch Reisekosten fallen in den Bereich Sachmittel. Näheres siehe Reisekosten
Projektbeginn und -ende
Der Projektbeginn und das -ende sind durch den Bewilligungsbescheid oder den F& E-Vertrag bestimmt.
Mit der Projektbearbeitung kann erst dann begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. ein Bewilligungsbescheid vorliegt. Eine rückwirkende Einstellung von Personal sowie die nachträgliche Finanzierung von Sachausgaben und Werkverträgen ist nicht möglich.
Rechnungen
Bitte reichen Sie alle Rechnungen im Dezernat II bei Ihrer jeweiligen Ansprechperson zur Zahlung ein. Bitte bestätigen Sie die Richtigkeit der Rechnung mit Ihrer Unterschrift und versehen sie mit der Projektnummer, damit eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden kann. Rechnungen ohne Bestätigungsvermerk werden mit der Bitte um Bestätigung zurückgesandt.
Achten Sie besonders auf Skonti und Rabatte. Außerdem sollte der Rechnungsinhalt kurz erläutert werden, falls er nicht eindeutig aus dem Beleg hervorgehen sollte.
Reisekosten
Reisen aus Drittmitteln unterliegen grundsätzlich den gleichen Regelungen wie Reisen aus Haushaltsmitteln.
Bitte füllen Sie zunächst den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise aus und senden Sie diesen ausschließlich per E-mail an Dienstreise.forschung(at)fh-aachen.de (Dezernat II). Den Antrag finden Sie im Downloadcenter (siehe Formulare/Dezernat I Personal).
Die Genehmigung der Dienstreise sowie das Abrechnungsformular erhalten Sie von Herrn Moll, Dezernat I. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Genehmigung und zur Abrechnung von Dienstreisen an Herrn Moll.
Bitte senden Sie das ausgefüllte Abrechnungsformular inklusive aller Belege im Original an das Dezernat II an die jeweilige Ansprechperson.
Steuern
Die FH Aachen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und nur im Rahmen von hoheitlichen Tätigkeiten nicht steuerpflichtig.
Sofern Aufgaben außerhalb des engen hoheitlichen Bereiches wahrgenommen und hieraus Einnahmen erzielt werden, besteht in der Regel eine Umsatz- und Körperschaftssteuerpflicht.
Bei Abschluss von FuE-Verträgen ist es wichtig, die Angaben zur steuerlichen Begutachtung bei Ihrer/Ihrem Drittmittelsachbearbeiter einzureichen. Die Steuerpflicht wird daraufhin geprüft und dem/der Projektleiter/in mitgeteilt.
Umwidmung von Mitteln
Ergibt sich bei der Projektdurchführung die Notwendigkeit, die Mittel anders einzusetzen, als im Bewilligungsschreiben der Fördereinrichtung ursprünglich vorgesehen, ist es erforderlich, einen Antrag auf Umwidmung zu stellen.
Dazu sind folgende Schritte notwendig:
1. Bitte beraten Sie die beabsichtigte Umwidmung mit Ihrer Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung im Dezernat II.
2. Das Dezernat II wird Ihnen helfen, einen Umwidmungsantrag an den Drittmittelgeber zu stellen.
3. Bitte informieren Sie Ihre Ansprechperson im Dezernat II über das Ergebnis des Antrags auf Mittelumwidmung, falls die Antwort nicht automatisch dort eingegangen ist.
Verwendungsnachweise
Zwischen- und Schlussverwendungsnachweise werden entsprechend dem Zuwendungsbescheid und den Nebenbestimmungen im Dezernat II gefertigt und an den Drittmittelgeber weitergeleitet. Verwendungsnachweise dokumentieren die sachgerechte Verausgabung der zugewiesenen Drittmittel.
Werkverträge
Gegenstand eines Werkvertrages (§ 631 BGB) ist die Herstellung eines Werkes gegen Entrichtung der vereinbarten Vergütung. Es wird nicht eine Tätigkeit geschuldet, sondern ein Erfolg, ein gegenständlich fassbares oder auch unkörperliches Arbeitsergebnis.
Bei einem Werkvertrag handelt es sich nicht um ein Beschätigungsverhältnis.
Grundsätzlich können Werkverträge mit Personen abgeschlossen werden, die in keinem Beschäftigungsverhältnis zur FH Aachen stehen.
Entsprechende Antrags- und Vertragsformulare können im Downloadcenter des Dezernates III abgerufen werden.