Jana Pahlkötter – timemo

 

timemo: time und memo, also Zeit und Erinnerung - aus diesen Elementen setzt sich der Titel der Abschlussarbeit von Jana Pahlkötter zusammen. Die Kommunikationsdesignabsolventin entwickelte ein Konzept für ein innovatives Zeiterfassungssystem, was den Arbeitsalltag erleichtert.

Projektarbeit in Agenturen wird häufig zeitlich erfasst. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen ihre Arbeitsschritte, Meetings oder ähnliche Prozesse in Systeme ein, um später einen Überblick zu haben, was sie wann wie lange gemacht haben. Das Problem bei dieser Art der Zeiterfassung: Sie braucht selbst Zeit und diese ist oft nicht ausreichend vorhanden, weil dringendere Dinge, wie etwa die Fertigstellung einer Projektpräsentation, Vorrang haben. Erforderte schnelle Wechsel zwischen verschiedenen Projekten lassen keine Luft, um zwischendurch Notizen in das Zeiterfassungssystem einzutragen. Jana Pahlkötter hat durch ihre Recherchen erfahren, dass viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Schwierigkeiten mit der Zeiterfassung haben. Sie hat vor der Konzeptionierung von timemo viele Interviews geführt und daraus wichtige Erkenntnisse gezogen: „Die Mitarbeiter sind gestresst und sehen die Eintragung ihrer Arbeit in Zeiterfassungssysteme eher als zusätzlichen Zeit- und Belastungsfaktor an“, weiß die Absolventin. Deshalb werden Projekt- und Arbeitsschrittzeiten oftmals nur grob aus der Erinnerung geschätzt, sodass durch Ungenauigkeiten finanzielle Verluste auf Unternehmensseite entstehen können.

timemo löst dieses Problem, indem es den Prozess der Zeiterfassung neugestaltet. Das Konzept beinhaltet einen mobilen Tracker - ein kleines Gerät, was beispielsweise am Smartphone oder Notizbuch angebracht wird und somit stetiger Begleiter im Arbeitsalltag ist. Mithilfe eines Start- und Stoppknopfs können alle kleinteiligen Arbeitszeiten über den Tag hinweg erfasst werden. Die User von timemo können auch die Memo-Funktion des Devices benutzen, indem sie kurze Aufnahmen einsprechen, die später als Erinnerungsstütze dienen. Die über den Tag gesammelten Zeitspannen und Memos werden an das System auf dem Notebook oder Computer weitergeleitet und bieten eine anschaulich gestaltete Tagesübersicht. Auch E-Mails, Desktopaktivitäten und Kalendereinträge können auf Wunsch im Zeitverlauf angezeigt werden. Am Ende des Tages müssen die gesammelten Notizen und Einträge dann nur noch vom Nutzer verbucht werden. Langes Suchen von Notizen aus Zetteln, Büchern oder Smartphones und deren mühsame Verschriftlichung hat mit timemo ein Ende. Dabei bleibt die Zeiterfassung persönlich: „Datenschutz ist ein sensibles Thema und war mir bei der Konzeptionierung äußerst wichtig. Das System ist nur für den jeweiligen Nutzer zugänglich“, erklärt Jana Pahlkötter, „dass zum Beispiel der Chef überwachen kann, welche Zeiteintragungen am Tag passieren, ist nicht möglich.“

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