Gast-Accounts

Beschäftigte der FH Aachen haben die Möglichkeit, externe Personen als Gäste der Hochschule einzuladen. Die Gäste bekommen in diesem Prozess eine FH-Kennung und Zugang zu verschiedenen FH Diensten wie z.B. dem "FHGuest" WLAN, VPN und ILIAS. 

Lehrbeauftragte sind keine Gäste. Sie erhalten Beschäftigtenaccounts.

Grober Ablauf

  1. Die gastgebende Person füllt das Antragsformular im Hilfecenter aus. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten an das Identity-Management übermittelt.

  2. Der Gast erhält eine Mail mit einem Aktivierungslink. Nach dem Aufruf prüft/korrigiert er seine Daten, vergibt ein Passwort, akzeptiert die Netzordnung und erhält seine FH-Kennung.

  3. Nach der Aktivierung wird der Gastgeber informiert und erhält die neue FH-Kennung des Gastes.

  4. Für Einladungen mit einer Dauer über 30 Tagen, erhält der Gastgeber 14 Tage vor Ablauf eine Benachrichtigung. Er kann dann, analog zur initialen Beantragung des Gastaccounts, diesen über das gleiche Antragsformular verlängern.



Einladen eines Gastes über das Hilfecenter

  1. Hilfecenter → IT-Support (DVZ) → Anträge → Antrag Gastaccount
    Oder klicken Sie diesen Link - Login nötig.
  2. Geben Sie nun die Daten des Gastes im Formular ein:

    1. Bitte wählen Sie ggf. den Titel Ihres Gastes aus.

    2. Bitte geben Sie den Vornamen Ihres Gastes an.

    3. Bitte geben Sie den Nachnamen Ihres Gastes an.

    4. Bitte wählen Sie das Geschlecht Ihres Gastes aus. Es wird für die eindeutige Personenzuordnung und die Anrede in versendeten Mails benötigt.

    5. Bitte geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Gastes an, an die wir den Einladungslink verschicken können.

    6. In welcher Sprache sollen wir Ihren Gast anschreiben?

    7. Ab wann soll der Gastaccount gültig sein?

    8. Bis wann soll der Gastaccount gültig sein? Die maximale Laufzeit beträgt 1 Jahr. Sie kann bei Bedarf vor Ablauf verlängert werden.

    9. Warum wird der Gastaccount benötigt? (z.B. Projektname) Bitte beachten Sie, dass der Verwendungszweck auch in der Einladungs-Mail an Ihren Gast erscheint

  3. Nach dem Absenden, wird automatisch geprüft, ob die Daten gültig sind. Ist das der Fall, wird der Gast eingeladen. Andernfalls erhalten Sie eine E-Mail mit entsprechenden Hinweisen zur Korrektur.



Aktivierung des Accounts durch den Gast:

  • Der Gast erhält eine E-Mail mit einem Link zur Aktivierung des Accounts.
  • Ihr Gast wird durch einen Welcome-Prozess geführt. Dieser beinhaltet:
    • Akzeptieren der Netzordnung
    • Überprüfung und Korrektur der persönlichen Daten (Geburtsdatum muss hier nachgetragen werden)
    • Passwortvergabe




Ablauf und Verlängerung:

  • Sofern die Einladung länger als 30 Tage lief, bekommen Sie eine Informationsmail 14 Tage vor Ablauf.
  • Hat der Gast keine weitere Einladung in der Zukunft, wird er ebenfalls über den Ablauf seines Accounts informiert.
  • Wird der Gastaccount nicht verlängert, erfolgt eine Sperrung und nach 90 Tagen eine unwiderrufliche Löschung des Accounts und allen persönlichen Daten des Gastes.
  • Soll der Gast länger bleiben, lässt sich über den gleichen Antrag im Hilfecenter eine weitere Einladung erstellen. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail auf jeden Fall dieselbe sein muss, wie bei der initialen Beantragung des Gastaccounts.
zuletzt geändert: 25.09.2024