Erasmus+ Staff Mobility for Training Purposes (STT)
Stay abroad for non-academic staff
Erasmus+ offers employees of FH Aachen the opportunity to undertake further education and training at a partner university, in a company or at another relevant workplace in another European country for a short period of time.
In this way, employees can acquire specialist knowledge in another country and gain international experience that is relevant to their daily work at FH Aachen.
International contacts are established and the foundation for a potential future cooperation between FH Aachen and the target institution can be laid.
Voraussetzungen
- Alle FH-Angehörigen mit vertraglichem Verhältnis zur Hochschule können gefördert werden.
- Bei ausreichender Budgetverfügbarkeit kann pro Person maximal zweimal pro akademischem Jahr eine Personalmobilität durchgeführt werden.
- Die Personalmobilität muss in einem Land stattfinden, das nicht das Land der entsendenden Hochschule und nicht das eigene Hauptwohnsitzland ist.
- Der Schulungsaufenthalt kann an einer Hochschule im Ausland, in einem Unternehmen oder an einem anderen relevanten Arbeitsplatz im Ausland stattfinden. Hierbei muss beachtet werden, dass sich der Hauptsitz der aufnehmenden Einrichtung im selben Land im Ausland befinden muss, in dem die Mobilität stattfindet.
- Wenn der Schulungsaufenthalt an einer Hochschule stattfindet, muss diese im Besitz einer gültigen ECHE (Erasmus Charta für die Hochschulbildung) sein.
- Schulungsaufenthalte dauern zwischen 2 Tagen und 2 Monaten (jeweils ohne Reisezeiten). In Partnerländern (an der FH Aachen derzeit Großbritannien & Schweiz) beträgt die Mindestaufenthaltsdauer 5 Tage.
- Folgende Schulungsformate können gefördert werden:
> Hospitationen
> Job Shadowing
> Studienbesuche
> Teilnahme an Workshops und Seminaren
> Teilnahme an Sprachkursen
- Die Teilnahme an Konferenzen ist nicht förderfähig.
- Hochschulpersonal kann an offiziellen Programmen teilnehmen, z.B. an Staff Weeks oder Sprachkursen oder sich eigenständig förderfähige Formate organisieren. Auf folgenden Seiten finden Sie eine aktuelle Liste der Staff Weeks und Sprachkurse:
- Staff weeks search | IMOTION
- European Commission, European School Education Platform, Course Catalogue
Beantragung
Antragsfrist an der FH Aachen für eine Erasmus+ Förderung für eine Personalmobilität:
Genau 2 Monate vor dem geplanten Abreisedatum.
Beispiel: Für eine Mobilität ab dem 15.11.2026 beträgt Ihre persönliche Antragsfrist: 15.09.2026
Falls Sie Realkosten geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte spätestens 4 Monate vor der geplanten Abreise an uns.
Benötigte Dokumente zur persönlichen Antragsfrist – vor der Abreise:
(einzelne unterschriebene Pdf-Dateien/Scans, per Email an die unten genannte Ansprechpartnerin)
- Mobility Agreement Staff Training mit Unterschrift der Zielinstitution
- Erklärung zu den Versicherungen für Hochschulpersonal
- Erklärung Mobilitätszuschuss
- Ehrenwörtliche Erklärung Standardreisen oder
Ehrenwörtliche Erklärung Green Travel - Dienstreiseantrag mit Genehmigung (Beantragung über das Service-Portal der FH Aachen)
- A1-Bescheinigung (Beantragung über das Service-Portal der FH Aachen)
Die aufgelisteten unterschriebenen Dokumente müssen vollständig zur persönlichen Antragsfrist 2 Monate vor geplanter Abreise im Akademischen Auslandsamt vorliegen, damit eine Förderung über Erasmus+ möglich ist.
Eine Förderung nach Ablauf der persönlichen Antragsfrist ist leider nicht möglich.
Nach Prüfung Ihrer Antragsunterlagen erhalten Sie bei einer Förderfähigkeit Ihres Vorhabens vor Ihrer Abreise ein Grant Agreement, die formale Fördervereinbarung.
Einzureichende Unterlagen direkt nach Ihrer Personalmobilität:
- Certificate of attendance Staff Mobility for Training
- EU-Survey (Link zur Umfrage wird per Mail versendet)
- Scans der Reisetickets
Headroom
Within the framework of the Erasmus+ funding for university staff, you will receive lump sums for subsistence and travel costs. The amount is determined by the European Commission or the NA DAAD.
Please note that parallel funding of similar costs by other EU programmes is excluded.
The mobility grants are not calculated according to the Federal or State Travel Costs Act. You will receive the specified unit costs, which you must accept in full.
If the Erasmus+ lump sum exceeds the costs you incurred in connection with your Erasmus+ stay abroad, you may have to pay tax on the difference on your own. If your costs are not fully covered, you can independently seek reimbursement from the FH Aachen, e.g. from your faculty.
The amount of the subsistence costs is based on the different costs of living in the destination countries. There are 3 country groups:
- Group 1 "High cost of living": 180 euros per day.
Denmark, Finland, Ireland, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden
Partner countries of region 1-14
- Group 2 "Medium cost of living": 160 euros per day
Austria, Belgium, Cyprus, France, Greece, Italy, Malta, Netherlands, Portugal, Spain
- Group 3 "Low cost of living": 140 euros per day
Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Northern Macedonia, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Turkey.
Subsistence costs are calculated per day. The first and last funding day is the day on which you are physically present at the target institution. Travel days are not counted towards the days of stay.
Please note that at FH Aachen a maximum of 10 days of stay are currently financially supported. Further days of stay count as Zero-Grant-Days.
In addition to the accommodation costs, you will receive travel costs according to the distance band.
Here, the distance between Aachen and the destination is calculated using the EU Distance Calculator. The one-way distance applies.
The allowances are staggered as follows:
0 km to 99 km: | 23 euros |
100 km to 499 km: | 180 euros |
500 km to 1,999 km: | 275 Euro |
2,000 km to 2,999 km: | 360 Euro |
3,000 km to 3,999 km: | 530 Euro |
4,000 km to 7,999 km: | 820 Euro |
8,000 km and more: | 1.500 Euro |
Special grants
University staff belong to the group of "participants with fewer opportunities" if there is a degree of disability of 20 or more or a chronic illness or if child/children are travelling abroad with them.
Therefore, if additional costs arise in connection with the Erasmus+ stay abroad, these can be claimed via a real cost claim.
A maximum of 15,000 euros can be reimbursed per staff mobility, which must be approved in advance by the DAAD NA.
University staff who choose to undertake the majority of their Erasmus+ international mobility by sustainable means of transport (including train, bus, carpool, bicycle, walking, horse riding) will receive a separate financial contribution.
For green travel, university staff receive the increased travel allow ance according to the distance band instead of the regular travel allowance:
0 km to 99 km: 23 euros
100 km to 499 km: 210 Euro
500 km to 1,999 km: 320 Euro
2,000 km to 2,999 km: 410 Euro
3.000 km to 3.999 km: 610 Euro
4,000 km to 7,999 km: 820 Euro
8.000 km and more: 1,500 Euro
Inaddition, between 1 and 4 travel days are awarded for green travel. At FH Aachen, these are awarded according to the distance range:
Up to 500 km | 1 day |
Up to 1000 km | 2 days |
Up to 1500 km | 3 days |
Over 1500 km | 4 days |
