Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem

Auch wenn Hinweisgeberschutz inzwischen häufig in der Öffentlichkeit thematisiert wird, birgt es in der Praxis viele Fragen.

Nachfolgender Fragenkatalog soll eine Orientierung geben und möglichen Unsicherheiten entgegenwirken.

Melden Sie sich gern, wenn darüber hinaus Fragen bestehen und / oder Sie Vorschläge zur Erweiterung des Katalogs haben.

Sprechblasen mit Fragezeichen und Ausrufezeichen

FH Aachen | Jonas Pitzen

Häufig gestellte Fragen

Warum hat die FH Aachen eine Compliance-Ombudsperson bestellt?

Hinweise können einen wichtigen Beitrag leisten, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Regelungen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden insbesondere von Beschäftigten und der FH Aachen abzuwenden.

Deshalb hat die FH Aachen eine Compliance-Ombudsperson (kurz: Ombudsperson) als externen und unabhängigen Ansprechpartner bestellt. An diese können Sie sich wenden, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Regelungen der FH Aachen vorliegen.

Wie erteilen Sie einen Hinweis?

Bitte teilen Sie der Ombudsperson mit,

  • bei welcher Organisation oder Organisationseinheit
  • was
  • wann
  • wo
  • mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Relevant sind für die Ombudsperson Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Regelungen der Fachhochschule Aachen.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Bitte teilen Sie der Ombudsperson mit,

  • bei welcher Organisation oder Organisationseinheit
  • was
  • wann
  • wo
  • mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Relevant sind für die Ombudsperson Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Regelungen der Fachhochschule Aachen.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Wie wird die Identität geschützt?

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können. Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die FH Aachen weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt.

Sind berufliche Nachteile zu befürchten, wenn Sie einen Hinweis erteilen?

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

 

Welche Position hat die Ombudsperson?

Die Ombudsperson ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen der FH Aachen und der Ombudsperson. Gleichwohl handelt sie unparteiisch und ist nicht an Weisungen der FH Aachen gebunden. Die Ombudsperson ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Wie erreichen Sie die Ombudsperson?

Sie können die Ombudsperson auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für persönliche Treffen, auf Wunsch auch als Bild-Ton-Übertragung.

Für eine verschlüsselte Kommunikation stehen die Messenger-Dienste Signal und Threema sowie Protonmail für eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation zur Verfügung.

Unter www.safewhistle.info finden Sie weitere Informationen zum Verfahren.

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling

Landgrafenstraße 49

50931 Köln

Telefon: +49 (0) 221 933 107 40

Handy: +40 (0) 163 347 6111

Fax: +49 (0) 221 933 107 42

www.ra-dilling.de

www.safewhistle.info

Threema-ID: 3PX6278J

E-Mail: infora-dilling.de; RADilling@protonmail.com

 

 

Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?

Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Was können Sie tun, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob der beobachtete oder vermutete Verstoß der Wahrheit entspricht?

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die beobachteten oder vermuteten Verstöße der Wahrheit entsprechen, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, Es könnte sein, dass…“.

Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vor Abgabe eines Hinweises – auch anonym –mit der Ombudsperson über den Fall sprechen.

Sind mit der Erteilung eines Hinweises Kosten verbunden?

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.

Ist der Schutz der Identität absolut?

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Von einer Gutgläubigkeit ist dann auszugehen, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei der Fachhochschule Aachen Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Was passiert mit dem Hinweis?

Eingehende Hinweise werden von der Ombudsperson auf Plausibilität geprüft, aufbereitet und vertraulich an die Hochschule weitergeleitet.

FH-intern kümmert sich eine Arbeitseinheit bestehend aus Vertretern bzw. Vertreterinnen der Stabsstellen Compliance, Interne Revision, Justitiariat sowie dem Referenten des Kanzlers um die weitere Bearbeitung.

Abschließend erhalten Sie von der Ombudsperson eine Rückmeldung.