Office 365

Die Studierenden sowie die in der Lehre tätigen wissenschaftlichen Mitarbeiter der FH Aachen erhalten auf Wunsch eine Microsoft Office 365 A3 Lizenz.

Damit stehen ihnen z.B. MS Officeprogramme wie Excel, Word und auch Microsoft Teams für Lehrzwecke zur Online-Nutzung und zum Download zur Verfügung.

Um den Dienst nutzen zu können, registrieren Sie sich bitte auf der Services Seite https://services.fh-aachen.de/  unter Accounts im Bereich Externe Dienste.

Die Nutzung von M365 im dienstlichen Kontext ist nicht zulässig.

Im Anschluss wird Ihnen automatisch eine entsprechende Lizenz zugewiesen. Diese Zuweisung kann bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen. Danach erreichen Sie das Portal über https://portal.office.com.

Ihre Anmeldung erfolgt mit FH-Kennung@ad.fh-aachen.de und Ihrem FH-Passwort.

Bitte beachten Sie, dass die FH keinerlei Hilfe bei Problemen mit Office 365 selbst leisten kann. Bitte wenden Sie sich bei Fragen direkt an Microsoft. Lediglich bei Problemen mit der Lizenzvergabe kann Ihnen die Datenverarbeitungszentrale weiterhelfen.

Was passiert bei Exmatrikulation oder Vertragsende?

Die Office 365 A3 Lizenz wird mit der Exmatrikulation eines Studierenden oder beim Vertragsende von Beschäftigten der FH-Aachen beendet.

Der Account wird nach 30 Tagen gelöscht.

Nutzer sind selbst für die Sicherung ihrer Daten verantwortlich.

Einwilligungserklärung nach DSGVO Art. 6 (1) a zur Nutzung des Cloud-Dienstes Microsoft 365
 

Alle Studierenden können die IT-Infrastruktur der FH-Aachen nutzen. Zusätzlich zur lokalen Infrastruktur der Hochschule können Sie freiwillig zusätzlich Microsoft 365 nutzen. Microsoft 365 ist ein Cloud Service, der von Microsoft für Studierende der FH-Aachen angeboten wird. Über diesen Service können diverse Microsoft Produkte und Online Dienste* in der Cloud zu Zwecken der studentischen Selbstorganisation und Kommunikation genutzt werden:
 

Die angebotenen Dienste werden auf Servern bereitgestellt, die nicht in Rechenzentren der FH-Aachen stehen und auf die die FH-Aachen physisch keinen Zugriff hat. Allein Microsoft ist für die dort angebotenen Dienste verantwortlich
 

Die Authentifizierung für Microsoft 365 wird über den Entra-ID-Connect realisiert. Mit der Nutzung bestätigen Sie folgende Punkte:
 

• Kenntnisnahme der Übermittlung personenbezogener Daten an Microsoft. Diese Daten sind konkret: Vor- und Nachname, Emailadresse und FH-Kennung und dienen ausschließlich der Authentifizierung des Nutzenden.
• Da es sich bei Microsoft 365 um eine Software mit US-Ursprung handelt, ist hier neben dem direkt geltenden nationalen und supranationalen Recht auch das US-Exportkontrollrecht zu beachten. 
• Bei Verlust des Studierenden-Status oder Deaktivieren der Haken im auf services.fh-aachen.de geht auch der Zugriff auf die in M365 gespeicherten Inhalte verloren (z. B. Office, OneDrive, OneNote, SharePoint, usw.). Nach einer standardmäßigen Frist von 30 Tagen wird der Account automatisch gelöscht und damit auch die Inhalte in M365.
  DIe FH-Aachen übernimmt keine Verantwortung für fehlgeschlagene oder unvollständige Sicherungen der in der Cloud gespeicherten Daten.
• Bei Studierenden, die gleichzeitig auch Mitarbeitende der FH-Aachen sind, gilt: die Nutzung von M365 im dienstlichen Kontext ist nicht zulässig.

Es ist vertraglich gesichert, dass Ihre Nutzungsdaten den EU-Raum nicht verlassen und sie von Microsoft in keiner Weise ausgewertet oder gelesen werden können. Die Nutzung von Microsoft 365 ist unter der Maßgabe der Freiwilligkeit konform mit der Datenschutzgrundverordnung. Die Übermittlung der personenbezogenen Daten für das notwendige Benutzerkonto bei Microsoft 365 wurde von unserem Datenschutzbeauftragten geprüft.

Für die Nutzenden bestehen folgende Pflichten:
 

1. Die Sicherung der in der Cloud gespeicherten Daten obliegt dem jeweiligen Nutzenden
2. Die geltenden Lizenz- und Nutzungsbestimmungen der Firma Microsoft welche unter   
           https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/nutzungsbedingungen und https://www.microsoft.com/de-DE/useterms aufgeführt werden sind einzuhalten.

Nähere Informationen zu Microsoft 365 und den datenschutzrechtlichen Angaben finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacy und https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
 

Die Nutzung von Microsoft 365 ist freiwillig. Gemäß § 17 DSGVO können Sie jederzeit gegenüber der FH-Aachen (Hilfecenter.fh-aachen.de) die Berichtigung, Löschung und Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können darüber hinaus jederzeit ohne Angabe von Gründen die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abändern oder gänzlich widerrufen, indem Sie dies über Entfernung des Häkchens im Selfservice tun: services.fh-aachen.de
 
Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und der Nutzung des Services willigt der Nutzer ein, dass folgende Daten an Microsoft übertragen werden:

• Vor- und Nachname
• Kontakt-E-Mail-Adresse
• FH-Kennung

Dies ist notwendig, um die Authentifizierung über die FH-Aachen zu ermöglichen und Nutzende zu identifizieren. Diese Angaben sind für andere Mitglieder der FH-Aachen, die Nutzerkonten in derselben M365 Instanz haben, sichtbar.
 

*Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive, SharePoint und Teams

Des Weiteren bestehen für den Nutzenden folgende Pflichten:

1. Der Schutzbedarf der Daten, die in Microsoft365 abgelegt werden, muss hinsichtlich der Datenkategorie, dem Schutzbedarf und der Eignung geprüft werden und ggf. mit dem Datenschutzbeauftragten der FH-Aachen abgestimmt werden.
2. Die Sicherung der in der Cloud gespeicherten Daten obliegt dem jeweiligen Nutzenden
3. Die Nutzung von Microsoft365 für private Zwecke ist nicht erlaubt.
4. Geltende vertragliche Vereinbarungen, gesetzliche Bestimmungen oder FH-Aachen interne Richtlinien zur Nutzung von Daten sind einzuhalten und ggf. mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Beispiele sind Vereinbarungen mit Dritten zur Vertraulichkeit oder gesetzliche Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DSVGO), die möglicherweise eine Ablage bei einem Cloud-Dienst ausschließen oder nur unter bestimmen Voraussetzungen erlauben. Insbesondere gilt:
1. Personenbezogene besonders sensible Daten gem. Art. 9 Abs.1 DSGVO dürfen weder unverschlüsselt noch verschlüsselt in der Cloud gespeichert werden. Hierzu zählen Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
2. Allgemeine personenbezogene Daten, die nicht unter die unter a. genannten Daten fallen, sind nur verschlüsselt abzulegen. Eine unverschlüsselte Speicherung ist unzulässig.

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