Wenn viele MItarbeiterinnen und Mitarbeiter Homeoffice nutzen, nehmen Videokonferenzen eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag ein. Das Personaldezernat stellt hierfür wichtige Tipps zur Verfügung.
1. Die Einladung
Um allen Teilnehmenden den Zugang zu Ihrer Videokonferenz zu ermöglichen, kündigen Sie das virtuelle Meeting möglichst frühzeitig an und laden die Teilnehmenden offiziell mit einer E-Mail ein. Senden Sie nach Möglichkeit einen Link mit, über den die man direkt zur Konferenz gelangt (bei Webex Meetings möglich). Diese E-Mail können Sie gleichzeitig dazu nutzen, den Termin Ihrer Videokonferenz in Ihrem Outlook-Kalender, sowie dem Kalender Ihrer Organisationseinheit zu vermerken.
Um Ihre Videokonferenz möglichst effizient zu gestalten, ist es empfehlenswert, in der Einladung bereits mitzuteilen, welche Punkte die Agenda umfasst, wie sich die Teilnehmenden darauf vorbereiten können und wie lange die Konferenz voraussichtlich dauern wird.
2. Die Teilnehmenden
Sie wünschen sich eine besonders produktive und effiziente Videokonferenz? Dann ist es hilfreich die Teilnehmerzahl zu begrenzen, um großes Chaos zu vermeiden. Laden Sie ausschließlich die Personen zur Videokonferenz ein, die tatsächlich für die Besprechung der Inhalte Ihres virtuellen Meetings erforderlich sind. Die Teilhabe zusätzlicher Personen kann im Zweifel dazu führen, dass viele Menschen durcheinanderreden und die Verbindung zusätzlich belastet wird. Kommunikationsforscher raten dazu, in der Regel maximal 8 Personen einzuladen.
3. Die Ruhe vor dem Sturm
Schaffen Sie zur Vorbereitung Ihrer Videokonferenz eine möglichst ruhige Atmosphäre und schalten unbedingt Störquellen aus. Am einfachsten ist es natürlich eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu kreieren, wenn Sie sich in ein Büro zurückziehen können. Sollte dies nicht möglich sein, ist es empfehlenswert Ihren Partnern, Kindern oder Mitbewohnern zumindest mitzuteilen, dass Sie an einer Videokonferenz teilnehmen werden und um Ruhe zu bitten. Weitere Störquellen können Sie einfach vermeiden, indem Sie Ihr Telefon lautlos stellen, Fenster schließen, um Straßenlärm zu eliminieren, und selbstverständlich Radios oder ähnliches ausschalten.
4. Die Vorbereitung
Die professionelle Vorbereitung auf eine Videokonferenz hat zwei Facetten: Eine technische und eine inhaltliche.
Um sich technisch auf das digitale Meeting vorzubereiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die notwendige Software installiert haben und sich vorab mit der Bedienung des Videokonferenzsystems vertraut machen. Häufig können Sie Schwierigkeiten während der Besprechung vermeiden, indem Sie außerdem frühzeitig die Einstellungen Ihres Laptops kontrollieren: Stellen Sie eine möglichst starke Internetverbindung und die Stromversorgung sicher. Deaktivieren Sie Ihren Bildschirmschoner und aktivieren Sie sowohl Ihre Laptopkamera, als auch ihr Mikrofon.
Die inhaltliche Vorbereitung der Videokonferenz ähnelt stark der Vorbereitung auf ein reales Meeting, darf aber auch in der virtuellen Umgebung nicht vernachlässigt werden. Lesen Sie sich unbedingt in die Agenda ein, die per E-Mail versendet wurde und halten Sie Ihre Notizen bereit. Sollten Sie planen, während der Videokonferenz Ihren Bildschirm zu teilen, um z.B. Dokumente besser besprechen zu können, öffnen Sie diese im Voraus, um Verzögerungen und langwieriges Suchen zu vermeiden.
5. Der Startschuss
Auch bei Videokonferenzen vermittelt Ihre Pünktlichkeit Wertschätzung gegenüber den anderen Teilnehmenden. Wie bei jedem regulären Meeting, sollten Sie auch beim virtuellen Treffen die Kolleginnen und Kollegen möglichst nicht warten lassen. Dementsprechend ist es empfehlenswert zum vereinbarten Termin bereit zu sein und, in Anlehnung an Tipp 4, Ihre Technik vorzubereiten.
Eine besondere Verantwortung bezüglich der Pünktlichkeit tragen Sie, wenn Sie zur Videokonferenz eingeladen haben, da Sie die Videokonferenz für alle Teilnehmenden starten müssen.
6. Das Gespräch
In Videokonferenzen geht ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren. Daher ist es wichtig, den Teilnehmenden mehr Zeit als üblich zum Antworten zu geben. Achten Sie auch darauf, deutlich und langsam zu sprechen, da es in der Übertragung zu Zeitverzögerungen kommen kann oder die Verbindung nicht bei allen Teilnehmenden gut ist. Gegebenenfalls sollte die Konferenzleiterin bzw. der Konferenzleiter öfter mal nachfragen, ob alles richtig verstanden wurde.
Es empfiehlt sich zudem, dass Personen, die gerade keinen Redebeitrag leisten, ihr Mikrofon stummschalten, um Chaos und eventuelle Rückkopplungen zu vermeiden.