Häufige Fragen (FAQs)
Es gibt vielfältige Gelegenheiten oder Situationen in denen sich die Frage der korrekten Vorgehensweise stellt. Nachfolgender Fragenkatalog soll Ihnen eine Orientiertung geben. Melden Sie sich gern, wenn darüber hinaus Fragen bestehen und / oder Sie Vorschläge zur Erweiterung des Katalogs haben.
FH Aachen | Jonas Pitzen
Was ist der Hintergrund der Regelungen zum Umgang mit gewährten Vorteilen, wie der Annahme von Geschenken, Teilnahme an Veranstaltungen etc.?
Für den öffentlichen Sektor gilt es, jeden Anschein von »Käuflichkeit« oder Beeinflussung im Rahmen von Entscheidungsfindungen zu vermeiden.
Es sind stets Neutralität, Unvoreingenommenheit und Unabhängigkeit zu wahren. Geschenke können diese notwendige Unabhängigkeit beeinflussen.
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes unterliegen dabei strengeren Vorschriften, als dies in der Privatwirtschaft der Fall ist (bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen).
Im eigenen Interesse sollte sich jeder und jede Beschäftigte mit den einschlägigen Regelungen vertraut machen und sich auch immer wieder fragen, welche Motivation der "Geber" bzw. die "Geberin" hat.
Außerdem: das Risiko von Imageschäden hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Die Öffentlichkeit nimmt Regelverstöße zunehmend sensibler wahr. Handeln, das früher üblich oder geduldet war, wird heute teilweise als inakzeptabel empfunden. Zudem tragen soziale Medien dazu bei, dass Verstöße schnell und umfassend bekannt werden.
Die Beachtung der Regelungen und das kritische Hinterfragen des eigenen Handels dient in erster Linie dem eigenen Schutz.
Geschenke (Annahme)
Geschenke von Geschäfts- und Kooperationspartnern. Zulässig?
Die Annahme von (Werbe-) Geschenken ist zulässig, sofern es sich um Artikel einfacher Art handelt und die Wertgrenze von 10 € (netto) nicht überschritten wird. Dazu zählen bspw.
- Massenwerbeartikel/ Werbegeschenke
- geringwertige Aufmerksamkeiten, wie Kalender, Kugelschreiber, Schreibblocks
Geschenke von Studierenden. Zulässig?
Nein, Geschenke von Studierenden sind grundsätzlich nicht gestattet.
Weitergabe von Geschenken im Rahmen einer Tombola. Zulässig?
Die Regelung zu Geschenken gilt auch dann, wenn diese im Rahmen einer Tombola an andere Beschäftigte weitergereicht werden könnten. Ein solches Weiterreichen der Geschenke ist nicht zulässig.
Geschenk an Privatanschrift. Was ist zu tun?
Nein,
eine Zuwendung (sofern zulässig) muss immer transparent sein, was bei Übersendung an die private Anschrift nicht mehr der Fall ist.
Daher sollte eine Zusendung von Geschenken an die private Anschrift in jedem Fall unterbleiben bzw. das Geschenk ist unverzüglich zurück zu geben.
Die Stabstelle Compliance ist umgehend zu unterrichten.
Geschenk erhalten und keine Möglichkeit zur Ablehnung und / oder Rückgabe. Was ist zu tun?
Es kann Situationen geben, in denen man Geschenke von Geschäfts- und Kooperationspartnern oder Studierenden erhält und man keine Möglichkeit hat dies zu "verhindern".
Sollte das Ablehnen angebotener oder die Rücksendung erhaltener Geschenke nicht möglich sein, sind diese bei der Hochschulleitung (Sekretariat Kanzler, Rektor) abzugeben.
(Geld-) Geschenke oder sonstige Zuwendungen als Aufwandsentschädigung im Zusammenhang mit der Teilnahme an Umfragen, einem Vortrag etc.. Zulässig?
Nein,
Zuwendungen im Zusammenhang mit Umfragen oder Vorträgen dürfen nicht angenommen werden.
Allgemeine Rabatte: Wie sind Rabatte von externen Dritten zu bewerten, die allen Beschäftigten eingeräumt werden? z.B. Versicherungen, Sportstudios
Unproblematisch sind Rabatte, die für den gesamten Öffentlichen Dienst, für alle Beschäftigten oder eine größere, genau eingrenzbare Gruppe von Beschäftigten gewährt werden, sofern diese Rabatte unabhängig von Geschäftsbeziehungen der Rabattgewährenden zur FH Aachen gewährt werden.
Problematisch ist hingegen immer eine Bevorzugung bestimmter/einzelner Personen.
Geschenkte Fachbücher. Zulässig?
Grundsätzlich sind auch hier die geltenden Wertgrenzen einzuhalten.
Es besteht jedoch, unter bestimmten Voraussetzungen, die Möglichkeit ein solches Geschenk im Rahmen einer Sachspende anzunehmen.
Die Abwicklung erfolgt über Dez. III, Sachgebiet III.2 | Rechnungswesen und Steuern.
Beispiel: geschenkter USB-Stick. Ist die Annahme z.B. im Rahmen einer Schulung durch den Veranstalter zulässig?
Die Annahme eines USB-Sticks, auch wenn es sich lediglich um ein Werbegeschenk (< 10€ netto) des Kooperationspartners handelt, ist dennoch problematisch:
USB-Sticks können Schadsoftware wie Viren oder Trojaner übertragen und stellen damit ein großes Sicherheitsrisiko dar.
Daher sollten USB-Sticks von Fremden grundsätzlich nicht verwendet werden.
Bei Fragen hierzu oder zur Überprüfung (vor einer mgl. Nutzung) wenden Sie sich gern an den Informationssicherheits-Beauftragten der FH oder das Support-Team der DVZ.
Geschenke an Dritte, z.B. an Verwandte, Bekannte, oder die Weitergabe an andere Beschäftigte oder soziale Einrichtungen. Zulässig?
Die Annahme von Geschenken ist auch dann nicht gestattet, wenn diese an Dritte, z.B. Verwandte, Bekannte, andere Bedienstete oder an soziale Einrichtungen weitergegeben werden.
Auch hier sind die geltenden Wertgrenzen einzuhalten.
Weitergabe von Geschenken an Kollegen bzw. Kolleginnen, z.B. ein großer Präsentkorb zu Weihnachten. Zulässig?
Nein,
auch hier sind die geltenden Wertgrenzen einzuhalten.
Geschenkte Unterrichtsmaterialien. Zulässig?
Nein. Auch wenn es sich bei Geschenken von Lieferanten um Unterrichtsmaterialien o.ä. handelt, sind die geltenden Wertgrenzen einzuhalten.
Es besteht jedoch, unter bestimmten Voraussetzungen, die Möglichkeit ein solches Geschenk im Rahmen einer Sachspende anzunehmen. Die Abwicklung erfolgt über Dez. III, Sachgebiet III.2 | Rechnungswesen und Steuern.
Gastgeschenke, die im Rahmen dienstlicher Termine überreicht werden, z.B. im Austausch mit einer Partnerhochschule. Zulässig?
Die Zurückweisung solcher Geschenke kann gegen gesellschaftliche Konventionen verstoßen und dem Ansehen der Hochschule schaden.
Als offizieller Repräsentant der Hochschule dürfen Sie solche Geschenke daher annehmen.
Die Stabstelle Compliance ist umgehend zu unterrichten.
Es ist im Einzelfall zu entscheiden, wie mit den erhaltenen Geschenken zu verfahren ist.
Vorbeugen. Was kann man tun, um erst gar keine Geschenke mehr von bspw. Lieferanten zu Weihnachten zu erhalten?
Es empfiehlt sich, Kooperationspartner oder Studierende im Vorfeld über die Dienstanweisung zum Umgang mit Geschenken bzw. über das grundsätzliche Annahmeverbot zu informieren.
Wertgrenzen. Wer ist für die Überprüfung der Wertgrenzen eines Geschenkes verantwortlich?
Es ist Aufgabe des bzw. der Beschenkten, die Wertgrenze zu überprüfen.
Die Stabstelle Compliance bietet zudem individuelle Beratungen an.
Unsicherheit. Was kann man tun, wenn Unsicherheit über die Zulässigkeit einer Zuwendung besteht?
Die Stabstelle Compliance bietet individuelle Beratungen an.
Bewirtung
Einladung zum Essen von Geschäfts- oder/und Kooperationspartnern. Zulässig?
Die Annahme üblicher und angemessener Bewirtung aus Anlass oder bei Gelegenheit dienstlicher Handlungen, Besprechungen, Besichtigungen oder dergleichen ist zulässig.
Bewirtungen. Ab wann gilt diese als nicht mehr angemessen?
Ein Bewirtung gilt als nicht mehr angemessen, wenn diese bspw. in einem unverhältnismäßig teuren Restaurant stattfindet und/oder mit einer Übernachtung einhergeht.
Die Einladung zur kostenlosen Übernachtung ist ein nicht zulässiges Geschenk und darf nicht angenommen werden.
Bewirtungen. Welche Kriterien oder Maßstäbe gelten?
1. Voraussetzung: die Teilnahme erfolgt im dienstlichen Kontext
2. Bei der Bewirtung gilt der Grundsatz der „Sozialadäquanz“. Das heißt: zulässig ist „ein übliches und angemessenes Speisen- und Getränkeangebot je nach Charakter der Veranstaltung“.
Teilnahme an gesellschaftlichen Veranstaltungen ohne fachlichen Teil
Einladung zu Veranstaltungen, wie z.B. CHIO. Zulässig?
Ausnahmsweise ja, sofern die Teilnahme an der Veranstaltung der Repräsentanz der FH dient und
a) der Vertreter bzw. die Vetreterin dem Rektorat der FH angehört
b) oder vom Rektorat entsandt wurde
Einladungen zu Veranstaltungen mit dem Partner bzw. Partnerin. Zulässig?
Eine Einladung, die sich auch den Partner oder die Partnerin einschließt, legt die Vermutung nahe, die Veranstaltung habe einen überwiegend privaten Charakter. Daher ist die Annahme einer solchen Einladung grundsätzlich nicht zulässig.
Die Teilnahme des Partners bzw. der Partnerin ist nur dann ausnahmsweise nach vorheriger Zustimmung (Dienstvorgesetzte Stelle) zulässig, wenn ein gesellschaftlicher Anlass vorliegt, zu dessen Gepflogenheiten es eindeutig gehört, den Partner bzw. die Partnerin einzuladen. So ist es bei Tanzveranstaltungen üblich Partner bzw. Partnerinnen ebenfalls einzuladen.
Bei der Bewertung kommt es in besonderem Maße auf die Repräsentationsfunktion des bzw. der Eingeladenen an.
Teilnahme an sonstigen, branchenüblichen Veranstaltungen mit fachlichem Teil
Branchenüblich. Was ist damit gemeint?
Branchenüblich sind Veranstaltungen, an denen z.B. andere Hochschulen oder Forschungseinrichtungen teilnehmen und bei denen der fachliche Teil klar im Mittelpunkt der Veranstaltung steht.
Eine Teilnahme ist dann zulässig.
Branchenübliche oder geschäftsbezogene Veranstaltungen. Wer trägt die Kosten für Hotel, An- und Abreise?
Die Kosten werden im Rahmen der jeweiligen Reisekostenrichtlinie bzw. des Landesreisekostengesetzes von der FH Aachen übernommen.
Branchenübliche Veranstaltungen. Zählen dazu auch die mit der Fachveranstaltung verbundene Einladung zu Speisen und Getränken sowie zu Besichtigungen oder kulturellen Rahmenprogrammen?
Ja, wenn der fachliche Teil im Mittelpunkt der Veranstaltung steht und sich das Nebenprogramm in einem angemessenen Rahmen hält.
Nutzung Ressourcen der Hochschule
Inanspruchnahme von Personal, Material und/oder Einrichtungen der FH Aachen im Rahmen einer genehmigten Nebentätigkeit. Was ist zu beachten?
Diese Inanspruchnahme von Personal, Material und/oder Einrichtungen der FH Aachen ist über das Formblatt (https://www.fh-aachen.de/downloads/organisationseinheiten/dezernat-i/nebentaetigkeiten) mitzuteilen.
Auf dieser Basis wird das entsprechende Nutzungsentgelt festgesetzt.
Private Nutzung der Informationstechnik und der Internetdienste der FH Aachen. Was ist zu beachten?
Für den Gebrauch der IT-Ressourcen sind insbesondere folgende Regelungen zu beachten:
• Dienstvereinbarung über die Nutzung von IT-Ressourcen an der FH Aachen
• Netzordnung der FH Aachen
• Sicherheitsrichtlinie für die E-Mail- und Internetnutzung